Rozwiązania chmurowe dla biur rachunkowych

Wyzwania i potrzeby biura rachunkowego

Misterek i Syn to firma z branży biur rachunkowych, która swoje usługi kieruje do sektora MŚP, a dokładnie do mikro i małych przedsiębiorstw. Obsługuje jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki sektora game development, ale również firmy usługowe i NGO’sy. 

Przed rozpoczęciem współpracy z Itmation, biuro rachunkowe Misterek i Syn mierzyło się z wyzwaniem technologicznym. Podstawowym problemem było płynne skalowanie mocy serwera przy stałym rozwoju zarówno firmy, jak i jej klientów. Dodatkowo problematyczne były: serwis hardware, kopie zapasowe, ochrona przed atakami hakerskimi i organizowanie dostępu do baz danych dla pracowników klientów.

Momentem przełomowym, w którym firma postanowiła sprawdzić inne dostępne na rynku rozwiązania, była awaria serwera fizycznego wskutek przepięcia sieci w obiekcie, gdzie znajdowało się biuro. Co prawda, jeszcze tego samego dnia udało się przywrócić funkcjonalność serwera, ale wiązało się to z dużym stresem i wysokimi kosztami. Ta sytuacja była motywacją do znalezienia alternatywy dla serwera fizycznego. Taką, w postaci aplikacji ERP na serwerze wirtualnym, zaproponowało Itmation.

Zdalny pulpit dla biur rachunkowych, czyli aplikacje ERP w chmurze

Biura rachunkowe, korzystające z systemów ERP, np. tych z pakietu Insert, mogą znacznie ułatwić swoją codzienną pracę z danymi, korzystając z technologii chmurowej. W Itmation oferujemy migrację systemu FK do chmury (na serwer wirtualny) i skonfigurowanie dla użytkowników dostępu do zdalnego pulpitu. Dzięki temu, pracownicy biura rachunkowego między innymi:

• łączą się z systemem ERP na dowolnym urządzeniu, z dowolnej lokalizacji, co jest ogromnym ułatwieniem dla popularnej dziś pracy zdalnej;

• nie przejmują się instalacją systemu ERP na komputerze;

• mogą pracować z systemem FK dokładnie w taki sam sposób jak wcześniej - nic w obszarze funkcjonalności FK się nie zmienia;

• nie muszą stresować się awariami prądu, awariami komputera, utratą sprzętu - dane zapisywane są w chmurze, a dodatkowo dzięki kopiom zapasowym oraz polityce bezpieczeństwa Itmation, ogranicza się ryzyko ich utracenia czy skasowania.

Migracja systemu ERP do chmury

Jak z perspektywy biura rachunkowego Misterek i Syn wyglądało uruchomienie usługi Itmation?

Właściwie to była to najbanalniejsza w mojej historii implementacja nowego rozwiązania - opowiada pan Jarosław Misterek, Członek Zarządu - Najwięcej czasu zajęło nauczenie pracowników, aby nie zapisywali hasła do RDP (Remote Desktop Protocol). Transfer baz danych i uruchomienie serwera było zrealizowane z dnia na dzień.

Usługa hostingu aplikacji ERP w chmurze dla biura rachunkowego została więc sprawnie uruchomiona. Równie szybko pojawiły się pierwsze efekty współpracy. Przede wszystkim odszedł stres związany z przerwami w dostawach prądu w biurze, problem z utrzymywaniem nawet w dni wolne od pracy niskiej temperatury w pomieszczeniu serwera. Pracownicy przestali narzekać na niestabilne połączenie z programem - dodaje pan Jarosław Misterek.

Długofalowe zalety systemu ERP w chmurze 

Dzięki wprowadzeniu usługi Itmation, nasz klient na własnej skórze przekonał się, jak bardzo jest ona elastyczna i jak łatwo dopasowuje się do bieżących potrzeb. Głównie, wraz z rozwojem biura rachunkowego, zniknął problem ze skalowaniem serwera. Miejsce w chmurze można bowiem łatwo rozbudować, bez konieczności inwestowania w fizyczny sprzęt. Równie proste jest zarządzanie użytkownikami - dodawanie i odejmowanie uprawnień. A co najważniejsze, zniknęło ryzyko utraty danych i konieczność utrzymania serwera i jego ochrony.

Dane są rozproszone, więc ryzyko ich utraty radykalnie spadło (kopie zapasowe są i tak tworzone, ale zainspirowało mnie to do wykupu innych chmurowych rozwiązań archiwizacyjnych). Udało mi się również przekonać naszych klientów do analogicznych rozwiązań tam, gdzie klient pracuje na swoim oprogramowaniu - opisuje pan Jarosław Misterek - Cena zakupu serwera to nie wszystko. Należy patrzeć na problem całościowo, a jest on dalece bardziej złożony niż tylko zakup sprzętu. Software, zapewnienie ciągłości dostaw energii, internet, ochrona przed atakami hakerskimi czy nawet zapewnienie odpowiedniej temperatury serwera, aby działał obiecane przez sprzedawcę 5 lat. Wiele małych firm nie ma odpowiednich kompetencji, aby mieć serwer fizyczny.

Dzięki utrzymywaniu systemu FK na serwerze wirtualnym nasz klient zyskał więcej czasu na obsługę swoich kontrahentów lub rozwój własnego biznesu. Zniknął obowiązek serwisowania  infrastruktury i koszty związane z jej utrzymaniem. Od momentu rozpoczęcia współpracy, odpowiedzialność w tym zakresie spoczywa na Itmation. Z kolei w zakresie bezpieczeństwa, klient może być pewien, że aplikacja ERP w chmurze chroniona jest m.in. poprzez:

• usługę autoryzowanego dostępu,

• politykę regularnego zmieniania haseł dostępowych,

• kopie zapasowe. 

Nie ma również problemów z funkcjonalnością aplikacji ERP. Pracownicy biura rachunkowego mogą wykorzystywać pełnię ich możliwości - od standardowego prowadzenia ksiąg, po wysyłki deklaracji do urzędów, podpisy elektroniczne czy korzystanie z dodatków (np. Płatnik ZUS). Co więcej, dzięki technologii chmurowej, system FK działa szybko, bez zawieszeń, i jak wspomnieliśmy wcześniej - niezależnie od lokalizacji. 

Rozwiązania chmurowe dla biur rachunkowych - zaproszenie do współpracy

W gronie naszych klientów znajduje się już ponad pół tysiąca firm, które przekonały się o zaletach wdrożenia aplikacji ERP do chmury. Tę usługę, m.in. z uwagi na jej ekonomiczny wymiar, szczególnie polecamy przedsiębiorstwom z sektora MŚP. Oprócz samej migracji systemu ERP do chmury, oferujemy wsparcie naszych specjalistów, którzy czuwają nad prawidłowym działaniem wirtualnego serwera i dostępu do usługi.

Na koniec dzielimy się rekomendacją naszego klienta Misterek i Syn. Cieszymy się, że mamy realny i dobry wpływ na biznesy naszych klientów. Dziękujemy za zaufanie! 

Przez cały okres naszej współpracy śpię spokojnie, wiem, że dane są bezpieczne, a dostęp do serwera pewny i nieograniczony. Nie przejmuję się jego stanem fizycznym i poziomem zabezpieczenia, wiem, że gdy zachodzi taka potrzeba, jego upgrade wymaga ode mnie napisania jednego maila. Mam cały serwis w jednej miesięcznej fakturze i nic więcej mnie nie interesuje. Nie mam kompetencji w zakresie IT i cieszę się, że współpracuję z podmiotem, który ma to w jednym palcu. Uważam, że szczególnie małe firmy z sektora usług, które potrzebują bezpiecznego i stałego dostępu do danych powinny właśnie Itmation powierzyć te kwestie. Jarosław Misterek - Członek Zarządu Misterek i Syn Sp. z o.o.

Wypełnij formularz kontaktowy, by otrzymać dopasowaną ofertę.